Como elaborar POPs – Procedimento Operacionais Padrão

Está abrindo seu restaurante ou revendo os processos na sua cozinha industrial? Separamos, nesse post, 10 dicas práticas sobre como elaborar POPs – Procedimentos Operacionais Padão para que estes documentos, realmente, cumpram sua função. Apesar de parecerem simples, tomar alguns cuidados é essencial para garantir que o POP seja compreendido por todos os funcionários.

O que é POP e quando aplicar um Procedimento Operacional Padrão?

POP é a abreviação de Procedimento Operacional Padrão, um documento que fornece um roteiro padronizado e detalhado das tarefas a serem realizadas dentro de uma empresa. Seu principal objetivo é assegurar a qualidade do produto final.

A finalidade do POP é manter o processo em conformidade com os padrões estabelecidos, minimizando desvios na execução.

O POP estabelece uma rotina com um passo a passo dos principais aspectos envolvidos em uma atividade específica.

Seu uso é especialmente justificado em ações que impactam diretamente os resultados da empresa.

Geralmente, os POPs são aplicados tanto em operações produtivas quanto administrativas, mas também podem ser usados em atividades mais específicas, como a higienização de áreas comuns.

como elaborar pop

Importância dos Procedimentos Operacionais Padronizados (POP)

Os Procedimentos Operacionais Padronizados (POP) são essenciais para o bom funcionamento de qualquer organização. Sua importância pode ser destacada em vários aspectos:

Garantia da Qualidade:

Ao seguir um roteiro padronizado, a qualidade do produto ou serviço final é assegurada, evitando variações indesejadas no resultado.

Consistência e Conformidade:

Os POPs ajudam a manter a consistência nas operações, garantindo que todas as tarefas sejam executadas de acordo com os mesmos critérios e padrões, independentemente de quem as realize.

Eficiência Operacional:

Com um guia claro e detalhado, os funcionários podem realizar suas tarefas de maneira mais eficiente, reduzindo o tempo necessário para completar cada etapa e minimizando erros.

Treinamento e Integração:

Os POPs servem como material de referência para o treinamento de novos funcionários, facilitando a integração e o aprendizado das tarefas e responsabilidades.

Redução de Riscos:

A padronização de procedimentos ajuda a identificar e mitigar riscos, promovendo a segurança e a conformidade com normas regulatórias e padrões de segurança.

Documentação e Transparência:

Manter procedimentos documentados aumenta a transparência dentro da organização, facilitando auditorias internas e externas e garantindo que todos os processos sejam rastreáveis.

Facilitação de Melhoria Contínua:

Com procedimentos claramente definidos, é mais fácil identificar áreas para melhoria e implementar mudanças de maneira controlada e eficaz.

Foco no Cliente:

A padronização assegura que os produtos e serviços oferecidos atendam consistentemente às expectativas dos clientes, aumentando a satisfação e a fidelidade.

Em resumo, os Procedimentos Operacionais Padronizados são fundamentais para manter a qualidade, consistência, eficiência e segurança nas operações de uma empresa, contribuindo significativamente para o seu sucesso e sustentabilidade.

Como-Elaborar-POP

Como Elaborar o Pops – Procedimentos Operacionais Padronizados de forma efetiva

Elaborar Procedimentos Operacionais Padronizados (POP) de maneira eficaz envolve várias etapas que garantem que os procedimentos sejam claros, compreensíveis e aplicáveis. Aqui estão os passos essenciais para desenvolver POPs efetivos:

1. Cumpra o exigido em legislação

A princípio, essa é a regra de ouro. Embora a equipe tenha certa liberdade na hora de elaborar POPs, é preciso, antes de mais nada, atender às normas da Vigilância Sanitária.

Na RDC nº 216, temos especificado que o POP deve conter as instruções sequenciais da operação, a frequência de realização, além do nome, cargo e função dos responsáveis pela atividade.

Os POPs devem ser aprovados, datados e assinados pelo responsável do estabelecimento. Na maioria dos casos, em uma cozinha industrial, essa é tarefa da nutricionista responsável técnica.

Vale ressaltar, por fim, que temos quatro POPs obrigatórios, sendo eles: higienização de instalações, equipamentos e móveis; controle integrado de vetores e pragas urbanas; higienização do reservatório; higiene e saúde dos manipuladores.

2. Entenda as necessidades do seu estabelecimento

Depois de atender às obrigatoriedades, é hora de observar sua cozinha e entender quais processos merecem virar um POP. Em uma hamburgueria, por exemplo, é válido um POP sobre o descongelamento de carnes, enquanto em um mercado é interessante elaborar um POP sobre o porcionamento de frios, como queijo e presunto.

Seja como for, estabelecimentos diferentes possuem necessidades diferentes.

Por isso, não se restrinja somente aos quatro POPs obrigatórios. Tenha em mente que quanto mais padronizados forem os processos dentro da cozinha, maiores serão os benefícios – em termos de produtividade, bem como financeiramente.

3. Conte com a ajuda de um nutricionista para elaborar POPs

É o profissional mais indicado para elaborar e implementar a documentação de uma cozinha. O nutricionista conhece não só a legislação, mas o que é preciso para garantir a segurança dos alimentos. Afinal, um POP também visa, por meio da padronização dos processos, minimizar erros e assegurar as boas práticas.

Aqui na Nutri Mix, temos um serviço especializado em produção de POPs. São mais de dez anos atuando na alimentação coletiva, ajudando cozinhas industriais com soluções criativas e inovadoras em nutrição.

4. Monte um esquema com as informações principais

Antes de iniciar a elaboração do POP, em uma folha de sulfite ou página do Word estruture o esqueleto desse POP. Quais serão os tópicos e informações principais?

Então, por exemplo: nome, objetivo, documento de referência, local de aplicação, siglas, descrição da tarefa, responsável, frequência de atualização, gestor responsável, medidas corretivas, registros, etc. Com todos esses itens em mãos, você define o que irá para o cabeçalho, o que será escrito em tópico ou texto corrido, se terá alguma tabela e por aí vai.

5. Tenha uma linguagem clara e objetiva

Todos os funcionários terão acesso a esse documento, assim, precisa ter uma linguagem mais universal. Não adianta colocar termos técnicos sem explicá-los ou enchê-lo de palavras difíceis. O objetivo do POP é justamente que qualquer um seja capaz de ler as informações para reproduzi-las da forma correta.

Não tenha medo de pecar pelo excesso. Por mais que na sua cabeça tal descrição seja óbvia, para outro funcionário pode não ser. Evite escrever sob a sua perspectiva, de quem já conhece a rotina da cozinha e as boas práticas. Imagine que a pessoa responsável pela tarefa nunca executou nada parecido.

6. Elabore o passo a passo junto com o responsável

E responsável aqui não falamos do nutricionista ou gestor, mas, sim, da pessoa que coloca a mão na massa. Então, no POP de higienização dos equipamentos, móveis e utensílios chame as pessoas que fazem isso diariamente para conversar. Elas conhecem o procedimento melhor do que ninguém.

Pergunte sobre as principais dificuldades, como fazem isso no dia a dia, se sentem que algo poderia ser melhor, se falta material, etc. Esteja aberto às críticas e sugestões. Só assim o POP, de fato, será efetivo em sua implementação.

COMO ELABORAR POPS – FLUXOGRAMA

7. Aposte em fluxogramas, checklists e imagens na hora de elaborar POPs

Quanto mais visual for o POP, mais fácil será para entendê-lo. O fluxograma, por exemplo, ajuda na compreensão do passo a passo da tarefa. As setas criam uma sequência que tornam mais simples a interpretação das informações.

Já o checklist garante que o POP está sendo realizado da forma correta. Se você tem um restaurante, pode fazer um POP da abertura e fechamento do caixa. Nesse documento, consegue incluir um checklist para os funcionários usarem.

No checklist de fechamento, você pode criar três colunas: tarefa, sim e não. Posteriormente, na parte das tarefas, liste o que deve ser feito no fechamento, como colocar telefone no gancho, recolher os cardápio, higienizar o local, tirar o lixo, guardar bobinas que não foram usadas, fechas as comandas, etc.

As imagens, por sua vez, são uma ótima ferramenta. Por mais que o texto esteja claro, objetivo e conciso, as imagens, na hora de elaborar POPs, tornam aquela descrição mais ilustrativa e fácil de copiar. Tire um dia durante a elaboração do POP para fotografar o passo a passo e inclua no documento.

8. Destaque as partes críticas do processo

Como parte crítica, em síntese, entendemos aquelas que se não cumpridas ou cumpridas de forma insatisfatória, podem comprometer o resultado geral do procedimento. Um exemplo é a diluição do hipoclorito de sódio na água. Se colocado a menos, não terá o efeito desejado contra os vírus e bactérias. Agora, se colocado a mais, terá um efeito tóxico no consumidor.

Ainda usando esse exemplo, que tal um box embaixo do passo a passo? Nele, você explica a função do hipoclorito de sódio e o porquê da diluição ser importante. Ou, então, você consegue destacar essas partes críticas usando o recurso do negrito ou um símbolo de alerta.

9. Peça para uma pessoa de fora ler o POP

Assim, você sabe se as informações estão de fácil compreensão. O ideal é pedir para uma pessoa que não tem nada a ver com a cozinha. Pode ser, por exemplo, alguém do financeiro ou recursos humanos. Caso a pessoa leia, entenda certinho como a tarefa é executada e não tenha dúvidas, parabéns, o POP foi feito com maestria.

10. Faça uma revisão periódica

Documentos não servem para ficar de enfeite. Dessa forma, algumas vezes durante o ano, retire os POPs do armário e releia. Veja as legislações mais atuais, se algum processo mudou na cozinha ou se há algo que merece sua atenção. POPs revisados levam a bons resultados.

Lembrando que toda vez que a revisão do POP for feita, é preciso colocar a data.

E aí? Ficou mais fácil elaborar POPs agora? Que tal dar uma olhada em todos os posts que temos sobre o assunto?